Die Realitaet in den meisten Privatpraxen
Montag, 8 Uhr. Sie oeffnen Ihr E-Mail-Postfach. 6 neue Anfragen von Patienten. Dazu 3 Nachrichten auf dem Anrufbeantworter und eine Anfrage ueber das Kontaktformular Ihrer Website. Eine Patientin hat sowohl angerufen als auch geschrieben.
Sie brauchen einen Kaffee und eine Excel-Tabelle.
Das ist der Alltag in vielen Privatpraxen. Anfragen kommen ueber verschiedene Kanaele, in unterschiedlichen Formaten, ohne einheitliche Struktur. Und Sie muessen jede einzelne manuell erfassen, sortieren, beantworten und nachverfolgen.
Das Ergebnis: Sie verbringen 5 bis 8 Stunden pro Woche mit Verwaltung statt mit Therapie.
Was bei der manuellen Verwaltung schiefgeht
Es ist nicht nur der Zeitaufwand. Es sind die Fehler, die unweigerlich passieren.
Anfragen gehen verloren. Eine E-Mail rutscht in den Spam-Ordner. Ein Rueckruf wird vergessen. Ein Patient wartet drei Wochen auf eine Antwort und wendet sich an eine andere Praxis.
Doppelte Arbeit. Dieselbe Person fragt per E-Mail und Telefon an. Ohne zentrales System merken Sie das erst, wenn Sie beide Anfragen bearbeitet haben.
Warteliste im Chaos. Wer war zuerst? Wer hat welche Versicherung? Wer passt zu welchem Schwerpunkt? In einer Excel-Tabelle mit 40 Eintraegen verlieren Sie den Ueberblick schneller als Sie denken.
Absagen kosten Nerven. Jede Absage an einen Patienten ist emotional belastend. Wenn Sie dabei auch noch unsicher sind, ob Sie die richtige Entscheidung treffen, weil Ihre Daten unvollstaendig sind, wird es noch schwerer.
Was ein professionelles Dashboard anders macht
Stellen Sie sich vor, alle Anfragen landen automatisch an einem Ort. Sortiert nach Eingang, mit Schwerpunkt, Versicherungsstatus und Dringlichkeit. Auf einen Blick sehen Sie, wer neu ist, wer auf Antwort wartet und wer auf der Warteliste steht.
Ein Dashboard wie das von PraxisFlow bietet:
Der Zeitvergleich: Excel vs. Dashboard
Schauen wir uns die konkreten Zahlen an.
Neue Anfrage erfassen: Mit Excel brauchen Sie 5 bis 8 Minuten zum Lesen, Einordnen und manuellen Eintragen. Im Dashboard dauert es 30 Sekunden, denn die strukturierte Anfrage ist bereits erfasst.
Warteliste pruefen: In Excel scrollen und sortieren Sie 10 bis 15 Minuten. Im Dashboard genuegt ein Blick auf das gefilterte Board, das sind 30 Sekunden.
Absage formulieren: Eine individuelle E-Mail kostet 8 bis 12 Minuten. Mit einer KI-Vorlage im Dashboard sind es 2 Minuten inklusive Personalisierung.
Monatsabrechnung und Ueberblick: In Excel bedeutet das 30 bis 60 Minuten Zusammenrechnen. Im Dashboard haben Sie ein Live-Dashboard mit allen Zahlen.
Bei 20 neuen Anfragen pro Monat ergibt sich eine Ersparnis von ueber 20 Stunden monatlich.
Die emotionale Komponente
Es geht nicht nur um Zeit. Es geht um Belastung. Jede unsortierte Anfrage in Ihrem Postfach erzeugt einen kleinen Stressimpuls. Das Gefuehl, etwas vergessen zu haben. Die Sorge, jemanden warten zu lassen.
Ein strukturiertes System nimmt Ihnen diesen mentalen Ballast ab. Sie wissen jederzeit, wo jeder Patient steht. Nichts geht verloren. Nichts wird vergessen.
Kann ich meine bestehende Warteliste importieren?
Ja. PraxisFlow ermoeglicht den Import bestehender Daten. Sie muessen nicht bei null anfangen.
Was passiert mit Anfragen ausserhalb der Sprechzeiten?
Anfragen ueber Ihre PraxisFlow-Website werden rund um die Uhr erfasst und landen strukturiert in Ihrem Dashboard. Sie bearbeiten sie, wenn es Ihnen passt.
Ist das System DSGVO-konform?
Ja. Alle Daten liegen auf Servern in Frankfurt. PraxisFlow ist vollstaendig DSGVO- und nDSG-konform. Patientendaten werden verschluesselt uebertragen und gespeichert.
Brauche ich eine PraxisFlow-Website, um das Dashboard zu nutzen?
Das Dashboard ist Teil der PraxisFlow-Plattform. Es funktioniert am besten mit einer PraxisFlow-Website, da Anfragen dann automatisch strukturiert erfasst werden.